Bewerbungsende: 15.12.2025

Aufgabengebiet:
Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich teilbar bzw. in Teilzeit zu besetzen.

- Geschäftsstelle, Fremdsprachensekretär*in: Erledigung aller Aufgaben eines Hochschulsekretariats (Office Management) mit fremdsprachlichen Anteilen, Korrespondenz, Terminmanagement (fremdsprachliche Tätigkeiten maßgeblich in schriftlicher Form - Englisch 2/3 sowie eine ostasiatische Sprache, vorzugsweise Chinesisch 1/3)
- Gästebetreuung (internationale Stipendiat*innen, Gastwissenschaftler*innen, Lehrbeauftragte)
- eigenständige Bearbeitung von Personal- und Haushaltsangelegenheiten, insbesondere Beschaffungen, Werkverträge und Stipendien
- Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung, insbesondere Raumbuchungen, Catering, Einladungsmanagement
- Vorbereitung und Prüfung von internationalen Dienstreisen
- Projektbezogene Finanzplanung und Drittmittelverwaltung, insbesondere Budgetkontrolle der Sachausgaben wie Stipendien, Erstellung und Prüfung von Verwendungsnachweisen, Beratung und Umsetzung der sachgerechten Mittelverwendung für verschiedene Drittmittelgeber*innen
- unterjährige Mittelbewirtschaftung
- Organisatorische Zuarbeiten in der Lehre und Lehrplanung
- Koordination der Raumreservierungen
 
Einstellungsvoraussetzungen:
Abgeschlossene Ausbildung in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Fremdsprachensekretär*in) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen sowie
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Kenntnisse in einer ostasiatischen Sprache (vorzugsweise Chinesisch).
 
(Berufs-)Erfahrung:
Mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert (ca. 3 Jahre).
 
Erwünscht:
- Gute Kenntnisse in der Bürokoordination
- internationale Erfahrung und Sensibilität für die Arbeit mit internationalen Promovierenden, Studierenden und Gästen
- einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Programmen
- Kenntnisse der Rechtsgebiete des Haushalts- und Zuwendungsrechts
- Kenntnisse im Personalrecht, insbesondere der Regelungen über die Durchführung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
- gutes Zeit- und Selbstmanagement und Entscheidungsfähigkeit; vorausschauende und eigenständige Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe, Verantwortungsbewusstsein, Sorgfalt und Belastbarkeit
- Kooperations-, Team-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit

Die FU bietet Ihnen - neben den freundlichen, hochmotivierten und engagierten Team(s) der drei Graduiertenschulen:
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Umfeld und mit engem Kontakt zu internationalen Forschenden und ihren Projekten,
- ein vielfältiges Fortbildungsangebot zur umfassenden Einarbeitung und Weiterentwicklung Ihrer Kompetenzen,
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung (DV Flex),
- ein betriebliches Gesundheitsmanagement,
- 30 Tage Urlaub pro Jahr,
- eine Jahressonderzahlung sowie eine Betriebsrente (VBL),
- eine gute Verkehrsanbindung und ein bezuschusstes Job- bzw. Deutschlandticket
- einen Arbeitsplatz im Grünen

Weitere Informationen erteilen Dr. Felicitas Hentschke, Dr. Regina Attula-Rütz, Dr. Katrin Gengenbach und Dr. Lena Wesemann (hittorf18@geschkult.fu-berlin.de / Tel: 030 838-61781).